מתחם האירועים והכנסים Valley ממוקם בצורה נגישה ונוחה בעמק  התעשייתי החדש של כפר סבא, צמוד לכביש 6. המתחם מציע חוויית משתמש יוקרתית ומוקפדת במיוחד, התאמה אישית של המתחם כולו ומרכיבי הכנס, מוכן לאירוח של כנסים גדולים של עד 1,000 משתתפים ועם כל מה שנדרש להפקת כנס מנצח, כנס הבולט מעל כל היתר.

התמקדו ב"למה" וב"מה" ראשית כל

מארגני כנסים רבים משקיעים אנרגיה ומשאבים רבים בתחילת התהליך בחיפוש אחר נותני חסות לכנס ולגרום למשתתפים פוטנציאליים להירשם. אבל הדבר הנכון לעשות הוא דווקא להזיז את הנושאים האלו קצת אחורה ולהתמקד ראשית בפיתוח הקונספט, במענה לשאלות למה הכנס הזה חשוב למשתתפים בו ומה התוכן שתעבירו להם. כמו כן, חשוב להגדיר את המטרות האסטרטגיות של הכנס ולא רק את המטרות המיידיות – למשל, איך אתם רוצים שקיום הכנס יתרום לארגון שלכם בטווח הארוך ולא רק בטווח הקצר.

השאלות הבאות שצריכות מענה בעת הפקת כנסים גדולים

אחרי שסיימתם לפתח ולגבש את השלב הראשון שציינו לעיל, חישבו על השאלות הבאות וגבשו תשובות רלוונטיות:

• את מי אתם צריכים להזמין להשתתף בכנס? הן כדוברים ומעבירי תוכן והן כמשתתפים
• מתי כדאי לקיים את הכנס?
• מה סגנון המקום בו ייערך הכנס? כולל מענה לשאלה איזה מסר אתם רוצים להעביר ואיזו חוויית משתמש אתם רוצים שתהיה למשתתפי הכנס שלכם – למשל חוויה יוקרתית, עשירה ומקורית כמו שאולם האירועים וואלי מציע או חוויה מעט "אפורה" יותר של מרכז כנסים סטנדרטי או מתחם משרדי.
• האם הכנס יהיה חד יומי או יימשך על פני כמה ימים?

גבשו את התקציב לכנס שלכם. כנס גדול ידרוש הוצאה רבה ותכנון מוקפד

תקציב הכנס משפיע על מכלול המרכיבים שלו ועל היכולות שלכם מבחינת הפקה, שדרוגים ותוספות מיוחדות, מן הסתם. לכן נקודה זו חשובה וצריכה להיעשות בשלבים הראשונים של תהליך הפקת הכנס. התקציב שלכם לא חייב להיות מדויק עד רמת השקל, כי תמיד יש הפתעות ושינויים קטנים לאורך הדרך ועד יום השקת הכנס, אך כן מוגדר ובנוי נכון וחכם כדי שההפקה "תזרום" בצורה יעילה ויותר נשלטת. שימו לב לסעיפי תקציב הנוגעים לנושאים מהותיים וגדולים בהפקת הכנס:

• עלות מיקום הכנס עצמו.
• עלויות של כיבוד, שתייה וארוחות.
• עלויות של הכנת החומרים והתכנים לכנס.
• עלויות, אם ישנן כאלו, למרצים ומעבירי התוכן.
• עלויות תחבורה הקשורות לכנס – של מעבירי ומנהלי הכנס ו/או למשתתפים בו.
• הוצאות שיווקיות כדי להפיץ את בשורת הכנס שלכם ולגרום למשתתפים להירשם.
• הוצאות על טכנולוגיות ניהול והפקת כנסים – מערכות רישום, מערכות לעבודת צוות על הפקת כנסים וכיוצא באלו.

גיוס דוברים ומעבירי תוכן​

בין אם אתם מביאים מרצים ומעבירי תוכן "מן החוץ" ובין אם הם מגיעים מתוך הארגון שלכם, אתם צריכים לגייס אותם שיגיעו לכנס, יכינו מצגת או הרצאה ויעבירו את התוכן בצורה טובה, מהנה ואפקטיבית. לצד תשלום עבור הצגת התוכן, אם זה רלוונטי, תוכלו לתרום לגיוס המרצים בהסבר כיצד הופעה בכנס שלכם תתרום להם. אם אתם מחפשים מרצים ואין לכם שמות ספציפיים, תוכלו לפרסם מעין "קול קורא" באתר האינטרנט שלכם, במערכות מידע פנימיות לארגון וכמובן שבערוצי מדיה חברתית.

ניהול תהליך הצעות המחיר מספקים חיצוניים

אם הפקת הכנס שלכם מצריכה עבודה מול ספקים חיצוניים, בהחלט יתכן ותצטרכו לקיים תהליך של שליחת בקשות להצעות מחיר ושירות לספקים רלוונטיים. שימו לב כי שליחת בקשה להצעת מחיר זה קל, אבל לעבור על עשרות הצעות ולתאם עם ספקים שונים, זה קשה וצורך זמן רב. לכן אנו ממליצים להתמקד במספר ספקים קטן לכל משימה רלוונטית ולשים לב שאלו ספקים איכותיים שאכן יכולים לעמוד במשימה שאתם צריכים מהם.

נציין כי כאשר אתם מקיימים את הכנס שלכם ב- Valley מתחם כנסים ואירועים בשרון אתם מקבלים שירות מלא, מותאם אישית ויוקרתי לגבי מגוון שירותי הפקה – כגון ארוחות, כיבוד, שתייה, מערכות הגברה ותאורה, מסכים חכמים, הושבת המשתתפים וכיוצא באלו – כל אלו מגולמים במחיר אירוח הכנס אצלנו וחוסכים לכם התעסקות ומשאבים, כמו גם מאפשרים להציע למשתתפי הכנס רמה גבוהה ומפוארת של אירוח.

השיגו נותני חסות ומציגים

אם הדבר רלוונטי, עכשיו הזמן להתחיל לחפש נותני חסות לכנס שלכם – כדי להוריד מכם את העלויות הישירות וגם למתג את הכנס בצורה שאתם רוצים. פעולה נוספת היא להשיג מציגים לכנס, הכוונה לגופים וגורמים המעוניינים להציג בכנס במסגרת תערוכת ספקים למשל, לא במסגרת של העברת התכנים המקצועיים בכנס עצמו. זו אפשרות לתת למשתתפי הכנס עוד תכנים ועוד ערך וכמו כן זו עוד דרך לגייס כספים להפקת הכנס, דרך גביית תשלום עבור כל דוכן הצגה.

הזמנת משתתפים

בל נשכח כמובן שלצד כל מרכיבי הפקת הכנס הרבים והמורכבים שאתם צריכים לטפל בהם, בסופו של דבר צריכים להגיע משתתפים שייקחו כחלק בכנס. לכן יש לתת את הדעת לתהליך הזמנת המשתתפים, חשיפת קיום הכנס לציבורים רלוונטיים וניהול תהליך של רישום. בהתאם למהות וסגנון הכנס שלכם, פרסמו אודותיו בערוצים רלוונטיים לתחום פעילותכם, במדיה חברתית, באתר האינטרנט של הארגון, במדיומים מתאימים של תקשורת המונים וכן הלאה. את הרישום רצוי לנהל באמצעים טכנולוגיים אינטרנטיים ואוטומטיים ולא ידנית.

כמובן שיש עוד מרכיבים רבים להפקת כנס מוצלח ומקורי המתבלט מעל כל יתר האירועים, הפקת כנס היוצר הבדל תחרותי ומבדל אתכם לטובה. רוצים לשמוע עוד על חבילות הפקת ואירוח הכנסים ב- Valley מתחם כנסים ואירועים בשרון ולצאת איתנו למסע מנצח שבסופו כנס מדהים, יוקרתי ומוצלח? השאירו פרטים וניצור איתכם קשר בהקדם.